Municipalité du district de Clare
RÉUNION DU CONSEIL
Le mercredi 25 mars 2015 à 19h00
PRÉSENTS: Conseil: Préfet Ronnie LeBlanc; Sous-Préfet Brian Comeau; Conseillers Russell Comeau, Lester Doucet, Nil Doucet, Danny Hill, Hector Thibault
Personnel: Directrice Générale Connie Saulnier, and Adjointe Administrative à la Directrice Générale, Colette Deveau.
Publique: Claredon Robicheau, Transport de Clare
ABSENT : Conseiller Robert Thibault
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1) Appel à l'ordre
Le Préfet M. Ronnie LeBlanc appelle la réunion à l’ordre à 19h00.
2) (a) Adoption de l'ordre du jour.
Il est demandé par le préfet Ronnie LeBlanc que le point ''Nouvel Horizons'' (11.5) soit retiré de l’agenda.
Il est demandé par la directrice générale d’ajouter le sujet ''personnel'' à l’agenda sous ''session à huis clos'', au point 12.1
PROPOSÉ PAR par le sous-préfet Brian Comeau et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill que l’agenda soit adopté avec les changements proposé.
MOTION ADOPTÉE
(b) Déclaration de conflit d'intérêt.
Le Préfet M. Ronnie LeBlanc demande s'il y a quelconque conflits d'intérêts.
AUCUN CONFLITS.
3) Présentations
3.1 Upper Clements Park - Gino Thibeault, Gérant
Monsieur Gino Thibeault, gérant d’Upper Clements Park, fait une présentation au conseil. Il présente les statistiques des années précédentes, de leur plan stratégique et de leur prévision pour 2015. Le conseil demande quelques questions suivant la présentation. La présentation de M. Thibeault est disponible en pièce-jointe.
Le préfet Ronnie LeBlanc remercie M. Thibeault pour sa présentation.
3.2 Rapport de la G.R.C Meteghan – Sergent Jeff Holmes
Sergent Jeff Holmes du détachement de la G.R.C de Meteghan et sergent Dan Gaudet présente le rapport de la G.R.C. Le conseil demande quelques questions suivant la présentation. La présentation de sergent Holmes et Sergent Gaudet est disponible en pièce-jointe.
Le préfet Ronnie LeBlanc remercie sergent Holmes et sergent Gaudet pour leur présentation.
4) Adoption des procès-verbaux des réunions suivantes:
4.1 Le 18 février 2015 : Écoute des objections dans la lecture du procès-verbal pour les limites électorales
PROPOSÉ PAR le conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR le conseiller Lester Doucet que la lecture du procès-verbal du 18 février 2015, sur l’écoute des objections soit accepté tel que circulé.
MOTION ADOPTÉE
4.2 Le 18 février 2015 : réunion régulière du conseil
PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR le conseiller Hector Thibault, d'adopté la lecture du procès-verbal du 18 février 2015 tel que préparé.
MOTION ADOPTÉE
4.3 Le 4 mars 2015 : Session spécial du conseil
PROPOSÉ PAR le conseiller Lester Doucet et APPUYÉ PAR le conseiller Hector Thibault, d’adopté la lecture du procès-verbal, session spéciale du conseil, soit accepté tel que préparé.
MOTION ADOPTÉE
4.4 Le 4 mars, 2015 : réunion du comité du conseil
PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR le conseiller Russel Comeau, d'adopté la lecture du procès-verbal du 4 mars 2015 tel que préparé.
MOTION ADOPTÉE
5) Affaires découlant des réunions précédentes.
5.1 Protocole d’entente sur les services municipal : ''Digby-Clare Community Energy Enterprise''
Le conseil discute longuement du protocole d’entente sur les services municipal proposé pour la communauté énergie entreprise Digby-Clare. Il est noté qu’à la dernière réunion du comité du conseil, le conseil a examiné le protocole d’entente proposé et différentes préoccupations ont été soulevées. Le conseil a été demandé de réexaminer le document.
Le préfet Ronnie LeBlanc indique que la ville de Digby a également des préoccupations. Il indique que la municipalité de Digby à agréé de signer le protocole. Le préfet Ronnie LeBlanc indique que la directrice générale Connie Saulnier à l’intention de rencontrer le maire et la directrice générale de la ville de Digby afin de discuter de leur préoccupations. Le conseil accepte de discuter de ce point à la prochaine réunion avec l’information supplémentaire du préfet Ronnie LeBlanc.
5.2 Demande de congé
À la réunion du comité du conseil du 4 mars 2015, le préfet Ronnie LeBlanc a soulevé une demande de congé du conseiller Robert Thibault. Le conseil a discuté et a demandé que le sujet soit apporté à la prochaine réunion régulière du conseil pour en faire une motion.
Les dates qui ont été discutées à la réunion du comité du conseil du 4 mars 2015, ont été du ''25 février au 2 may, 2015''. Cependant, le préfet Ronnie LeBlanc fait la lecture de la demande du conseiller Robert Thibault, et celle-ci indique les dates du ''25 mars jusqu’à la première semaine de mai, 2015''.
Le préfet Ronnie Leblanc explique que la demande ne spécifie pas un congé avec solde ou congé sans solde. Il explique que par le passé, quand un congé était accordé, c’était sans solde. Le conseil discute et passe la motion suivante :
PROPOSÉ PAR le conseiller Russell Comeau et APPUYÉ PAR le sous-préfet Brian Comeau que la demande de congé du conseiller Robert Thibault, du 25 mars jusqu’à la première semaine de mai, 2015 (tel qu’écrit dans la demande) soit approuvé sans solde.
MOTION ADOPTÉE.
6) Rapport des activités du Préfet - Préfet Ronnie LeBlanc
Le Préfet Ronnie LeBlanc liste les différents évènements auxquels il a assisté depuis la dernière réunion du conseil, incluant :
-Un souper avec le ministre du Patrimoine et des représentants des municipalités du comté de Kings jusqu’au comté d’Argyle, à l’égard du projet ''Canada Legacy'';
-Réunion avec le conseil d’administration du CDÉNÉ;
-Ouverture officielle des rendez-vous de la francophonie;
-Conférence provincial sur les propriétaires de lot boisés, (tenue dans Clare);
-Diner avec le conseil étudiant de l’École Secondaire de Clare;
-Visite de la Villa Acadienne avec le ministre de la santé;
-Diner annuelle de la Société Acadienne de Clare incluant l’ouverture du festival de Clare-té.
7) Présentations officielles des membres du Conseil
Il n’y a aucune présentation.
8) Correspondance
8.1 Demande du Transport de Clare
La Directrice Générale Connie Saulnier fait la lecture de demande de financement venant du Transport (en date du 23 février 2015) et le conseil est fourni un sommaire de l’organisation financière, les projections et les états financier. (Disponible en pièce-jointe). L’organisme à but non-lucrative demande une augmentation de la contribution annuelle de la municipalité de Clare, de 20 000$ à 25 400$, soit une augmentation de 5 400$.
Monsieur Claredon Robicheau, président du Transport de Clare est présent à la réunion. Le conseil s’exprime sur la chance qu’ils ont d’avoir un tel service, à un coût peu élevés pour les utilisateurs, et commentent sur l’excellent travail du Transport de Clare, et félicite M. Robicheau, les employées ainsi que l’équipe de bénévoles.
Le préfet Ronnie LeBlanc indique que la demande de financement sera discuté lors du processus du budget.
9) Rapport de la directrice générale – Connie Saulnier
La Directrice Générale Connie Saulnier présente son rapport. (voir pièce-jointe) Rapport disponible en anglais seulement.
10) Rapport des comités
10.1 Rapport des permis de construction: Conseiller Danny Hill
Le conseiller Danny Hill présente le rapport des permis de constructions pour le mois de février venant du département des inspections du bâtiment.
Année Permis Valeur de la construction
2014 27 860 506$
2015 2 152 000$
10.2 Comité de développement économique – Préfet Ronnie LeBlanc
Le procès-verbal en date du 12 février est distribué.
10.3 Comité de communication – Préfet Ronnie LeBlanc
Aucun rapport
10.4 Comité consultatif en planification – conseiller Danny Hill
Aucun rapport
10.5 Comité de loisir – conseiller Nil Doucet
Le procès-verbal en date du 26 février est distribué
10.6 Comité du tourisme – conseiller Robert Thibault
Aucun rapport
10.7 Villa acadienne – Sous-préfet Brian Comeau
Aucun rapport
10.8 Waste Check – conseiller Robert Thibault
Le conseil est informé que la réunion de Waste Check aura lieu lundi.
11) Nouvelles Affaires
11.1 Transfert des frais de la station d’élimination (résidentiel et commercial) 2015-2016
La directrice générale Connie Saulnier indique que l’horaire pour le ramassage annuel de déchets a été réimprimé et elle recommande que le prix de ramassage résidentiel et commercial reste le même. (Le prix a augmenté l’année dernière). Le conseil discute et accepte que le prix reste tel quel.
11.2 Transfert des frais de la station d’élimination (résidentiel et commercial) 2015-2016
Le conseil est informé que la municipalité a reçu 2 applications pour remplir les postes disponibles sur le comité de loisir. (Les annonces ont été placées en février 2015 pour remplir les postes).
Le préfet Ronnie LeBlanc indique qu’une des recommandations de l’étude organisationnelles est d’éliminé certains comités, et le comité de loisir est l’un d’eux. Le préfet Ronnie LeBlanc explique que le conseil n’a pas décidé encore sur la façon de procéder avec cette recommandation, et de plus, suggère que le conseil discute de ce sujet davantage avant de prendre une décision concernant les nouveaux membres.
Exigence du français et de l’anglais pour les membres du comité
Le conseiller Danny Hill indique qu’il a reçu des appels concernant la stipulation dans l’annonce à l’effet que les candidats doivent être capable de lire, comprendre et parler français et anglais. Le conseiller questionne cela.
Le préfet Ronnie LeBlanc indique que ceci va être regardé très attentivement lorsque viendra le temps de développer les termes et références, tel que recommandé dans l’étude organisationnelle.
11.3 Motion pour approuver le budget 2015 pour les sauveteurs/euses sur la plage de Mavillette.
La directrice générale Connie Saulnier indique qu’à chaque année le département de loisir prépare un budget pour le service de sauveteurs / euses durant l’été. Cette année, le montant est de 7 863$ plus TVH. Le conseil discute et procède à la motion suivante. :
PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill que le conseil de la municipalité du district de Clare approuve le budget de dépenses par le comité de loisirs pour le montant de 7 863$ plus TVH pour offrir le service de sauveteurs / euses sur la plage de Mavillette durant l’été 2015, sur les fin de semaine du 4 juillet au 30 août.
MOTION ADOPTÉE
11.4 Motion pour les exemptions de taxes municipales.
La directrice générale Connie Saulnier indique qu’à chaque année, la municipalité offre des rabais pour les foyers à faible revenus; le rabais de l’année dernière était de 150$; et le revenus maximal d’un foyer devait être de 18 000$ ou moins (montant qui a été augmenté de 500$ comparativement avec l’année précédente). La directrice générale
Connie Saulnier indique qu’une augmentation de 500$ amènerait le revenu annuel par foyer à 18 500$. Le conseil discute et accepte d’augmenter le revenu annuel par foyer pour être éligible à l’exemption des taxes municipale à 18 500$, ce qui leur donnera une exemption de 150 $
PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill que la municipalité du district de Clare offre une exemption des taxes municipales d’une valeur de 150$ pour les foyers à faible revenus qui avait un salaire annuel de 18 500$ ou moins pour l’année 2014 pour l’ensemble du foyer.
MOTION ADOPTÉE
11.5 Application pour Nouvel Horizons
Ce point a été retiré de l’agenda à la demande du préfet Ronnie LeBlanc.
11.6 Demande d’une lettre de support pour (un survol bas d’avion militaire à la grande ouverture du ''Motor Speedway’s au lac Doucette le 7 juin.)
La directrice générale Connie Saulnier indique qu’une demande a été reçue pour une lettre de support pour permettre un survol bas d’avion militaire à la grande ouverture du ''Motor Speedway’s'' au lac Doucette qui aura lieu le 7 juin 2015. La permission doit être accordée par la municipalité.
PROPOSÉ PAR le conseiller Lester Doucet et APPUYÉ PAR le conseiller Hector Thibault que la municipalité envoie une lettre de support pour permettre un survol bas d’avion militaire pour la grande ouverture du ''Motor Speedway’s qui se tiendra le 7 juin 2015, au lac Doucette.
MOTION ADOPTÉE
11.7 Motion pour transférer des fonds du fond d’opération général au fond de réserve capital
La directrice générale Connie Saulnier explique que le département des eaux usées et le département en inspection du bâtiment utilise tous les deux un camion appartenant à la municipalité. Chaque année, un montant d’argent est mis de côté pour effectuer les réparations nécessaires aux camions. Elle indique que certains montants qui ont été mis dans le budget initialement n’ont pas été dépensés durant l’année fiscale 2014-2015. Ceci étant dit, la directrice générale Connie Saulnier recommande que l’argent soit placé dans un fond de réserve pour le remplacement de ces camions municipale à venir. Le conseil discute et procède avec la motion suivante. :
PROPOSÉ PAR le conseiller Hector Thibault et APPUYÉ PAR le conseiller
Lester Doucet que la municipalité du district de Clare transfert le montant de 6 000$ du département des eaux usées et le montant de 5 000$ du département des inspections en bâtiment, prévus dans leur budget respectif soit mis dans un fond de réserve pour l’achat futur de camion municipale.
MOTION ADOPTÉE
11.8 Motion pour accepter les soumissions pour la réparation du centre communautaire de Havelock.
La directrice générale Connie Saulnier indique que 2 soumissions ont été reçus pour la réparation d’un bâtiment appartenant à la municipalité, soit le centre communautaire de Havelock, de Mellor & Saulnier et de Shep-Com Construction Ltd (voir pièce-jointe). La première phase consiste à enlever et remplacer la toiture existante, avec deux options possible : remplacer le bardeau d’asphalte ou installer de la tôle. La recommandation est pour l’option 2, le toit de tôle, en mentionnant le fait que le prix est raisonnable, et pas beaucoup plus dispendieux que l’option numéro 1. La soumission la plus basse a été faite par Shep-Com Construction Ltd.
La directrice générale Connie Saulnier explique que la deuxième phase pour le bâtiment (gouttières, fenêtre, finitions extérieure, lumières, sortie d’incendies, etc). La soumission la plus basse a été faite par Shep-Com Construction Ltd. Le conseil procède avec la motion suivante.
PROPOSÉ PAR le sous-préfet Brian Comeau et APPUYÉ PAR le conseiller
Danny Hill que le conseil de la municipalité du district de Clare accepte la soumission associé avec la réparation du centre communautaire de Havelock pour les travaux suivants, soumis par Shep-Com Construction Ltd en date du 20 mars 2015.
1) Enlèvement et remplacement de la toiture de bardeaux asphalté avec de la tôle
Phase # 1 (Option #2) : 24 347.13$ + 3 652.07$ TVH = 27 999.20$
2) Phase # 2- Autres réparations au bâtiment (gouttières, fenêtre, finitions extérieurs, lumières, sorties d’incendies, etc.):8 642.00$ + 1 296.30$ TVH =
9 938.30$
MOTION ADOPTÉE
12) Session huis clos
20:50 pm
PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR le conseiller Lester Doucet que le conseil procède à la session à huis clos.
MOTION ADOPTÉE
Sujets discuté: 12.1 Personnel
PROPOSÉ PAR le conseiller Hector Thibault et APPUYÉ PAR le conseiller Nil Doucet que le conseil procède à la réunion régulière du conseil.
MOTION ADOPTÉE.
13) Date et heure de la prochaine réunion régulière du Conseil
La prochaine réunion régulière du conseil aura lieu le mercredi l5 avril 2015 à 19h00.
14) Ajournement
PROPOSÉ PAR Le conseiller Hector Thibault l’ajournement de la réunion.
Soumis par
Colette Deveau
adjointe administrative à la directrice générale
Traduis le 16 juillet 2015 par Alain Poirier