Municipalité du district de Clare
RÉUNION RÉGULIÈRE DU CONSEIL
Mercredi 21 septembre 2022 à 19 h
Réunion tenue au 1185, route 1, Petit-Ruisseau (Nouvelle-Écosse)

PRÉSENTS : Conseil : préfet Yvon LeBlanc, sous-préfet Eric Pothier, conseillers Carl Deveau, Brian Comeau, Nil Doucet, Philippe Gaudet et Nadine Comeau
Personnel : DG Stéphane Cyr, adjointe agente de communication Amy Paradis, directrice des finances Ginette Cheff et adjointe exécutive Nicole Comeau
Présentateurs : Gloria Banks et Angelique LeBlanc de Grant Thornton LLP; Chad Comeau
ABSENT : conseiller Danny Hill


1) Appel à l’ordre
Le préfet Yvon LeBlanc appelle la réunion du conseil à l’ordre à 19 h 10.

2)  Adoption de l’ordre du jour

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Philippe Gaudet et APPUYÉ PAR la conseillère Nadine Comeau que l’ordre du jour proposé soit approuvé tel que présenté.
MOTION ADOPTÉE

3) Déclaration de conflit d’intérêts
Aucune déclaration n’est faite.

4) Présentations
4.1 États financiers vérifiés 2021-2022 – Angelique LeBlanc and Gloria Banks, Grant Thornton LLP
Angelique LeBlanc présente les états financiers vérifiés 2021-2022 de la Municipalité de Clare (pdfvoir la présentation ci-jointe).

4.2 Clare Cuisine + – Chad Comeau, concepteur de jeux vidéos
Chad Comeau fait une mise à jour de son application Clare Cuisine +. Le conseil a déjà appuyé M. Comeau dans ses divers efforts d’élaboration de projet et a exprimé son intérêt pour cette application comme façon de promouvoir la culture et le patrimoine acadiens, ainsi que d’autres cultures, au moyen de la nourriture. L’application a aussi le potentiel d’être un projet pilote qui pourrait être développé dans d’autres communautés dans le cadre de l’initiative des communautés accueillantes de la Municipalité. À cette fin, M. Comeau doit développer et perfectionner son application et demande 10 000 $ du conseil pour ce faire. Le conseil accepte la demande et fait la motion suivante :   

Il est PROPOSÉ PAR le sous-préfet Eric Pothier et APPUYÉ PAR le conseiller Brian Comeau que le conseil de la Municipalité du district de Clare approuve la demande de Chad Comeau d’un montant de 10 000 $ pour qu’il puisse terminer et lancer son application Clare Cuisine +.
MOTION ADOPTÉE

5) Adoption des procès-verbaux des réunions précédentes du conseil
5.1 Le 21 juillet 2022 – réunion régulière du conseil 

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR la conseillère Nadine Comeau que le procès-verbal de la réunion régulière du conseil du 21 juillet 2022 soit approuvé tel que présenté.
MOTION ADOPTÉE

5.2 Le 7 septembre 2022 – réunion du comité du conseil

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Philippe Gaudet et APPUYÉ PAR le sous-préfet Eric Pothier que le procès-verbal de la réunion du comité du conseil du 7 septembre 2022 soit approuvé tel que présenté.
MOTION ADOPTÉE

6) Affaires découlant des réunions précédentes
6.1 Grand Réveil Acadien
En 2020, la Municipalité a reçu une lettre du Grand Réveil Acadien l’invitant à participer à ses festivités en prévision du CMA 2024. Malheureusement, l’événement a été annulé en raison de la COVID-19. En 2022 le Grand Réveil Acadien est de retour (il aura lieu en octobre), et les organisateurs ont de nouveau invité le conseil à y participer. Le DG est de l’avis qu’il s’agit d’une bonne occasion de promouvoir le CMA 2024 et la Municipalité de Clare et, ainsi, recommande au conseil d’envisager d’envoyer une délégation. Le conseil est d’accord et enverra une délégation composée des personnes suivantes :

  • Préfet Yvon LeBlanc
  • Conseillère Nadine Comeau
  • Conseiller Philippe Gaudet (à confirmer)
  • Amy Paradis, agente de communication
  • Stephane Cyr, DG

La planification du voyage est en cours avec des événements prévus du 5 au 9 octobre, y compris le renouvellement de l’entente de jumelage avec Church Point, en Louisiane, le 8 octobre. Dans le cadre de ce renouvellement, le DG demande au conseil de voter une première motion pour adopter une résolution (pdfvoir la résolution ci-jointe)

autorisant le renouvellement de l’entente de jumelage et une seconde motion nommant le maire de Church Point en Louisiane, Ryan « Spanky » Meche, un citoyen honoraire de Clare. Le conseil accepte et fait les motions suivantes :

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Philippe Gaudet et APPUYÉ PAR le conseiller Nil Doucet que le conseil de la Municipalité du district de Clare adopte la résolution autorisant le préfet de la Municipalité de Clare à négocier avec des représentants de Church Point, en Louisiane, et à signer les documents requis pour le renouvellement de l’entente de jumelage.  
MOTION ADOPTÉE

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR le conseiller Philippe Gaudet que le conseil de la Municipalité du district de Clare nomme le maire de Church Point en Louisiane, Ryan « Spanky » Meche, un citoyen honoraire de la Municipalité de Clare.
MOTION ADOPTÉE

7) Rapport des activités du préfet – préfet Yvon LeBlanc
Le 21 juillet – Assisté à une réunion avec Pêches et Océans Canada pour discuter de la crise dans l’industrie de la pêche aux homards ainsi que de la situation dans la baie Sainte-Marie.

Le 31 juillet – Assisté au défilé et au bazar du Festival acadien de Clare.

Le 10 août – Assisté à une annonce de financement pour le CMA 2024 au Village historique acadien de la Nouvelle-Écosse à Pubnico.

Le 14 août – Assisté au 25e anniversaire du Transport de Clare.

Le 15 août – Assisté à la cérémonie de levée du drapeau au bureau municipal dans le cadre de la Fête nationale de l’Acadie.

Le 15 août – Assisté au concert du 15 août, Havre au T’chai, au quai Dennis Point à Pubnico.

Le 18 août – Assisté à une réunion du Conseil de développement économique de la Nouvelle-Écosse pour discuter du développement du nouveau plan stratégique de l’organisation.

Le 30 août – Assisté à une réunion du conseil d’administration de la Villa acadienne.

Le 31 août – Assisté à une rencontre avec un représentant de PVSC pour discuter des services offerts par l’organisation.

Le 16 septembre – Assisté à une réunion du comité de vérification du Conseil de développement économique de la Nouvelle-Écosse.

Le 20 septembre – Assisté à une réunion du comité de vérification de a Municipalité.

8) Présentations officielles des membres du conseil
Le conseiller Philippe Gaudet demande qu’un certificat soit envoyé à Medora et Herado Dahlgren en reconnaissance de leur dévouement exceptionnel et de leur engagement continu envers les Jeux olympiques spéciaux de Clare. Le conseil est d’accord.

Le conseiller Carl Deveau a assisté à une cérémonie en l’honneur des vétérans de la guerre de Corée, où son père et d’autres anciens combattants ont reçu la Médaille d’ambassadeur de la paix. Le conseiller Deveau remercie ces vétérans pour leur service.

9) Correspondance
9.1 L’honorable Colton LeBlanc, ministre des Affaires acadiennes et de la Francophonie
Le DG fait la lecture d’une lettre de l’honorable Colton LeBlanc, ministre des Affaires acadiennes et de la Francophonie (pdfvoir la lettre ci-jointe).

9.2 Lisa Doucette, directrice générale, CIFA
Le DG fait la lecture d’une lettre de Lisa Doucette, directrice générale de CIFA (pdfvoir la lettre ci-jointe).

10) Rapport du DG – directeur général Stéphane Cyr
Le DG présente son rapport pour le mois de septembre 2022 (pdfvoir le rapport ci-joint).

11) Rapports des comités
11.1 Rapport des permis de construction – conseiller Philippe Gaudet
Le conseiller Philippe Gaudet fait la lecture du rapport des permis de construction pour les mois d’août et de septembre.

Août 2022

Année

Permis

Valeur de construction

Cumuml annuel

2021

27

2 079 000 $

39 665 393 $

2022

39

2 498 280 $

12 730 840 $

 

Septembre 2022

Année

Permis

Valeur de construction

Cumuml annuel

2021

22

1 211 740 $

40 877 133 $

2022

8

152 500 $

12 883 340 $

11.2 Waste Check – conseiller Carl Deveau
Le comité de Waste Check s’est réuni le 13 septembre 2022.

Divert Nova Scotia a présenté les résultats d’un audit qu’il a réalisé sur les ordures ménagères. L’audit portait spécifiquement sur la manière dont les déchets sont triés. Des échantillons ont été pris de 75 sites partout dans la province. Le conseiller Deveau a demandé si les résultats de l’audit pouvaient être analysés davantage pour obtenir les données du sud-ouest de la Nouvelle-Écosse.

Waste Check a acheté des bacs verts pour 70 538 $ pour remplacer les anciens bacs ou les bacs endommagés. Il s’agit d’un coût important; par conséquent, Waste Check rappelle encore une fois au public de faire attention à ses bacs. Il a également été signalé à la réunion que les transporteurs commerciaux endommagent aussi ces bacs. 

Le conseiller Doucet a vu un distributeur de circulaires qui jetait les circulaires dans les cours des gens, ce qui contrevient à l’arrêté en vigueur. Le DG demande plus de détails au conseiller Doucet afin de transmettre les informations à l’agente chargée de l’application des arrêtés municipaux, Jade Bloom.

11.3 Comité consultatif de la police – conseiller Brian Comeau
Le conseiller Brian Comeau, nouveau président du comité consultatif de la police, présente son rapport (pdfvoir le rapport ci-joint).

11.4 Comité de vérification – conseiller Philippe Gaudet
Le comité de vérification s’est réuni avec les vérificateurs (Grant Thornton) le 20 septembre 2022 pour examiner les états financiers vérifiés de la Municipalité pour l’exercice 2021-2022. Durant cette rencontre, les vérificateurs ont souligné la bonne situation financière de la Municipalité ainsi que la bonne coopération qu’ils ont établie avec les membres de la direction et du personnel tout au long de leur mission de vérification. Les vérificateurs ont, encore une fois, donné à la Municipalité une opinion sans réserve. En tenant compte de cette opinion, le comité de vérification présente au conseil les deux recommandations suivantes pour son examen :

  1. Que l’excédent de fonctionnement annuel de 543 996 $ pour l’exercice financier 2021-2022 soit transféré du fonds de fonctionnement à la réserve de fonctionnement.
  2. Que la Municipalité du district de Clare approuve les états financiers vérifiés 2021-202 de la Municipalité du district de Clare, tels que préparés par Grant Thornton.

12) Nouvelles affaires
12.1 Motion pour transférer 543 996 $ du fonds de fonctionnement à la réserve de fonctionnement

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Philippe Gaudet et APPUYÉ PAR le conseiller Nil Doucet que le conseil de la Municipalité du district de Clare transfère l’excédent de fonctionnement annuel de 543 996 $ pour l’exercice financier 2021-2022 du fonds de fonctionnement à la réserve de fonctionnement.
MOTION ADOPTÉE

12.2 Motion pour approuver les états financiers vérifiés 2021-2022

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Philippe Gaudet et APPUYÉ PAR le conseiller Carl Deveau que le conseil de la Municipalité du district de Clare approuve les états financiers vérifiés 2021-2022 de la Municipalité du district de Clare, tel que préparés par Grant Thornton LLP.
MOTION ADOPTÉE

12.3 Motion pour approuver le plan d’investissement en capital 2022-2026
Le DG présente le plan quinquennal d’investissement en capital proposé de la Municipalité (2022-2026) pour examen et considération par le conseil.

Ce document annuel doit être approuvé par une motion du conseil et soumis à la province de la Nouvelle-Écosse au plus tard le 30 septembre 2022. Le plan pourra être modifié si de nouvelles occasions de projets se présentent ou si une décision est prise de ne plus aller de l’avant avec un projet spécifique. Le conseil appuie le plan proposé et fait la motion suivante :

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR la conseillère Nadine Comeau que le conseil de la Municipalité du district de Clare approuve le plan d’investissement en capital sur cinq ans (2022-2026) tel que présenté.
MOTION ADOPTÉE

12.4 Motion pour accorder une soumission – cartographie des lignes d’inondation, bassin versant de Meteghan
La Province de la Nouvelle-Écosse a demandé à la Municipalité d’établir un partenariat pour faire la cartographie des lignes d’inondation du bassin versant de Meteghan. L’exercice de cartographie lui-même est géré par le personnel de la Municipalité et est entièrement financé (100 %) par la province de la Nouvelle-Écosse. Il a pour but d’informer sur les possibilités de développement au sein de la Municipalité ainsi que sur les révisions futures à l’arrêté sur l’utilisation des terres de la Municipalité.

Pour faire suite à la demande de la Province, la Municipalité a lancé un appel d’offres pour la cartographie des lignes d’inondation du bassin versant de Meteghan. La date de clôture était le 29 juillet 2022. Au total, quatre soumissions ont été reçues. Après avoir examiné les soumissions, le DG et des représentants de la province recommandent que le contrat soit accordé à WSP Canada Inc. au montant de 80 647 $ plus TVH. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante :

Il est PROPOSÉ PAR le sous-préfet Eric Pothier et APPUYÉ PAR le conseiller Carl Deveau que le conseil de la Municipalité du district de Clare accorde le contrat pour la cartographie des lignes d’inondation du bassin versant de Meteghan à WSP Canada Inc. au montant de 80 647 $ plus TVH.
MOTION ADOPTÉE

12.5 Motion pour accorder une soumission – plan conceptuel et d’interprétation, Rendez-vous de la Baie
Ce projet vise essentiellement à rafraîchir le musée existant au Rendez-vous de la Baie, ce qui n’a pas été fait depuis son ouverture en 2010. La date de clôture de l’appel d’offres pour ce plan était le 12 août 2022. Au total, deux soumissions ont été reçues. Après avoir examiné les soumissions, le gérant du tourisme et le DG recommandent que le contrat soit accordé à Denise Saulnier Design au montant de 20 000 $. La province de la Nouvelle-Écosse et l’Université Sainte-Anne se sont déjà engagées à verser 10 000 $ et 5 000 $, respectivement, pour ce plan, et les 5 000 $ restants étaient déjà inclus dans le budget de fonctionnement 2022-2023 de la Municipalité. Le conseil accepte et fait la motion suivante :

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR le conseiller Brian Comeau que le conseil de la Municipalité du district de Clare accorde le contrat pour le plan conceptuel et d’interprétation du Rendez-vous de la Baie à Denise Saulnier Design au montant de 20 000 $.
MOTION ADOPTÉE

12.6 Motion pour augmenter la contribution municipale – projet de revitalisation, Centre des anciens combattants de Clare
Durant une réunion virtuelle le 11 août avec des représentants du Programme pour les bâtiments communautaires verts et inclusifs (BCVI), on a demandé à la Municipalité de mettre à jour ses chiffres et d’augmenter sa proposition, qui était d’environ 2,3 millions de dollars, à 3 millions de dollars (le maximum autorisé dans le cadre de ce programme en particulier), afin de tenir compte de l’inflation et de la hausse des coûts de construction. Cela signifierait un financement fédéral de 80 % ou de 0,20 dollar, le maximum autorisé (une excellente optimisation). Même si la personne en question a clairement indiqué qu’elle ne serait pas celle qui prendrait la décision finale relative au financement, elle a mentionné que les annonces seraient probablement faites en octobre et a fortement recommandé à la Municipalité d’augmenter ses chiffres maintenant et de les soumettre rapidement puisqu’elle ne pourra pas faire une demande de fonds supplémentaires après que le projet aura été approuvé. Toutefois, pour ce faire (et demander le plein montant, c’est-à-dire 3 millions de dollars), la Municipalité aurait besoin d’augmenter sa contribution initiale de 62 557 $, passant de 537 443 $ à 600 000 $, afin d’égaler le 20 % et de maximiser les fonds disponibles pour le projet. Le DG recommande fortement au conseil d’aller de l’avant avec cette augmentation, compte tenu des conversations récentes avec les représentants du programme BCVI. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante :

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Brian Comeau et APPUYÉ PAR le sous-préfet Eric Pothier que le conseil de la Municipalité du district de Clare augmente la contribution municipale au projet proposé de revitalisation du Centre des anciens combattants de Clare de 537 443 $ à 600 000 $ et que ces fonds soient pris de la réserve de capital de la Municipalité.
MOTION ADOPTÉE

12.7 Motion pour accorder une soumission – préparation et asphaltage, stationnement du Hub culturel
Un appel d’offres a été lancé pour la préparation et l’asphaltage du stationnement au Hub culturel. La date de clôture de l’appel d’offres était le 26 août 2022. Au total, trois soumissions ont été reçues. Après avoir examiné les soumissions, on recommande que le contrat soit accordé à Aberdeen Paving Ltd. au montant de 58 300 $ plus TVH, et que ces fonds soient pris de la réserve municipale du Fonds pour le développement des collectivités du Canada. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante :

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR la conseillère Nadine Comeau que le conseil de la Municipalité du district de Clare accorde le contrat pour la préparation et l’asphaltage du stationnement du Hub culturel à Aberdeen Paving Ltd. au montant de 58 300 $ plus TVH et que ces fonds soient pris de la réserve municipale du Fonds pour le développement des collectivités du Canada. 
MOTION ADOPTÉE

12.8 Motion pour rembourser les taxes – dommages causés par le feu
Normalement, le conseil rembourse au prorata le montant d’impôt en cas d’incendie. Le conseil fait la motion suivante pour la recommandation pour aller de l’avant avec le remboursement :

Il est PROPOSÉ PAR la conseillère Nadine Comeau et APPUYÉ PAR le sous-préfet Eric Pothier que le conseil de la Municipalité du district de Clare rembourse les montants d’impôt suivants conformément à la réduction d’évaluation de la Property Valuation Services Corporation pour les raisons décrites ci-dessous :

No de compte

Montant de l’évaluation

Remboursement d’impôt

Année

Raison

02622874

22 300 $

870,09 $

2022

Dommages causés par le feu

08498423

9 800 $

1 551,87 $

2021 et 2022

Dommages causés par le feu

04575067

21 700 $

834,34 $

2021 et 2022

Dommages causés par le feu

MOTION ADOPTÉE

12.9 Motion pour approuver le mandat – comité consultatif de la police
À sa réunion du 12 septembre 2022, le comité consultatif de la police a approuvé son nouveau mandat. Ce mandat a été présenté au conseil pour examen. Le conseil fait la motion suivante :

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR le conseiller Philippe Gaudet que le conseil de la Municipalité du district de Clare adopte le mandat du comité consultatif de la police tel que présenté.
MOTION ADOPTÉE

12.10 Motion pour approuver une politique – cession des actifs en surplus
À la réunion du comité du conseil du 7 septembre 2022, le DG a transmis au conseil une ébauche de politique pour son examen et étude. La politique porte sur l’élimination ordonnée des actifs en surplus appartenant à la Municipalité. Les méthodes d’élimination acceptables, telles que décrites dans la politique, sont laissées à la discrétion de la direction générale. Après avoir examiné la politique, le conseiller Brian Comeau a recommandé qu’une limite de 10 000 $ soit établie pour la valeur des actifs, et que si cette limite est atteinte, le DG doive consulter le conseil avant l’élimination. Le DG et le conseil étaient d’accord. Cette recommandation a depuis été intégrée dans l’ébauche de la politique actuelle. Le conseil fait la motion suivante :

Il est PROPOSÉ PAR le sous-préfet Eric Pothier et APPUYÉ PAR le conseiller Nil Doucet que le conseil de la Municipalité du district de Clare approuve la politique sur la cession des actifs en surplus telle que présentée.
MOTION ADOPTÉE

13) Session à huis clos
Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR la conseillère Nadine Comeau que le conseil procède à la session à huis clos.
MOTION ADOPTÉE

Sujets discutés :
13.1 Sécurité publique
13.2 Négociations contractuelles
13.3 Questions relatives au personnel

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Carl Deveau et APPUYÉ PAR la conseillère Nadine Comeau que le conseil de la Municipalité du district de Clare envoie une lettre au ministre de l’Environnement, l’honorable Tim Halman, pour souligner ses préoccupations par rapport aux méthodes de communication employées par la province pour informer les résidents du poudrage aérien prévu de l’herbicide glyphosate sur la propriété ayant le NIP 30051759 dans le village des Concessions dans la Municipalité de Clare.
MOTION ADOPTÉE

Il est PROPOSÉ PAR le sous-préfet Eric Pothier et APPUYÉ PAR le conseiller Carl Deveau que le conseil de la Municipalité du district de Clare accorde les contrats suivants pour les réparations requises au Hub culturel, pour un total de 16 474 $ plus TVH, et que ces fonds soient pris de la réserve de capital de la Municipalité :

  • Nouveau drain, y compris le tuyau et la dalle de ciment – Ocean Side Excavating Ltd. – 6 030 $ plus TVH;
  • Installation de nouvelles gouttières et d’un tuyau de descente pluviale – Clare Seamless Gutters – 7 800 $ plus TVH;
  • Installation de garde-neige – Shep-Com Construction Ltd. – 2 644 $ plus TVH.

MOTION ADOPTÉE

Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR le conseiller Philippe Gaudet que le conseil procède à la réunion régulière du conseil.
MOTION ADOPTÉE

14) Date et heure de la prochaine réunion régulière du conseil
La prochaine réunion régulière du conseil aura lieu le mercredi 19 octobre 2022 à 19 h.

15) Levée de la séance
Il est PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet de lever la séance à 21 h 45.

Soumis par :
Nicole Comeau,
adjointe exécutive