Municipalité du district de Clare
RÉUNION RÉGULIÈRE DU CONSEIL
Le mercredi 21 septembre 2016 à 19h
PRÉSENT : Conseil : préfet Ronnie LeBlanc, sous-préfet Brian Comeau; Conseillers, Lester Doucet, Danny Hill, Nil Doucet, Hector Thibault, Russell Comeau et Robert Thibault.
Personnel : Directeur général Stéphane Cyr et Secrétaire Jeannette Doucet
Public : Paul Comeau, Grant Thornton
ABSENT : Alain Poirier, Adjoint Administratif au Directeur Général
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1) Appel à l'ordre
Le préfet Ronnie LeBlanc appelle la réunion à l’ordre à 19h00.
2) (a) Adoption de l'ordre du jour
Conseiller Nil Doucet demande que le point suivant soit ajouté à la section « Nouvelles Affaires ».
PROPOSÉ PAR le conseiller Russell Comeau et APPUYÉ PAR le conseiller Hector Thibault que l’ordre du jour soit adopté avec l’ajout mentionné ci-haut.
MOTION ADOPTÉE
(b) Déclaration de conflit d'intérêt.
Le préfet Ronnie LeBlanc demande s'il y a quelconques conflits d'intérêts.
AUCUN CONFLIT.
3) Présentations
3.1 États financiers 2015-2016 – Paul Comeau, Grant Thornton
Paul Comeau de Grant Thornton a présenté les États financiers vérifiés pour l’année fiscale 2015-2016
Monsieur Comeau a mentionné que les vérificateurs n’ont pas trouvés d’anomalies significatives et que selon eux, les états financiers représentent très clairement la situation financière consolidée de la Municipalité du District de Clare en date du 31 mars 2016 et les résultats de cette opération change dans les états financiers nettes et change dans la position financière pour l’année qui se termine en accord avec les normes de comptabilité du secteur publique canadien, en des changes dans les actifs financiers nets ainsi qu’un change de position financière pour l’année se termine en accord avec «Canadian Public Sector Accounting Standards».
Le budget annuel pour l’année 2015/2016 se projetait à 6 702 751$ en revenues et
6 473 175$ en dépenses pour un surplus annuel de 229 576$. Les chiffres actuels pour l’année fiscale démontrent 7 135 165$ en revenues et 6 454 590$ en dépenses, pour un surplus annuel de 680 575$. En résumé, la position financière de la Municipalité est solide.
4) Adoption des procès-verbaux.
4.1 Le 20 juillet 2016 : réunion régulière du conseil
PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill d’adopter le procès-verbal du 20 juillet 2016 tel que préparé.
MOTION ADOPTÉE
4.2 Le 24 août 2016 : Session spéciale du Conseil
PROPOSÉ PAR conseiller Lester Doucet et APPUYÉ PAR le conseiller Hector Thibault d’adopter le procès-verbal du 24 août 2016 tel que préparé.
MOTION ADOPTÉE
4.2 Le 7 septembre 2016 : Réunion du comité du conseil
PROPOSÉ PAR le conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR le conseiller Russell Comeau d’adopter le procès-verbal du 7 septembre 2016 tel que préparé.
MOTION ADOPTÉE
5) Affaires découlantes des réunions précédentes
5.1 Projet du Centre Culturel – Édifice CIFA
Le directeur général rappelle au Conseil que le budget initial pour le projet de Centre Culturel était de 200 000$. Après une évaluation des composantes du projet par l’inspecteur de bâtiments de la Municipalité, le coût estimatif du projet a été réduit à 175 000$ incluant une bonne somme pour des dépenses imprévues. Le projet est constitué de deux composantes : un nouveau toit en métal et une nouvelle entrée principale, en plus des rénovations à l’intérieur.
Le directeur général informe le Conseil qu’en termes d’espace de bureau, tout l’édifice sera occupé.
5.2 Société acadienne de Clare – Monument des personnes noyées en mer
Le directeur général fait la lecture d’une lettre reçue de la Société acadienne de Clare confirmant que le monument des personnes noyées en mer sera placé au phare du Cap Sainte-Marie et celle-ci demande que la Municipalité du district de Clare soit propriétaire du monument à long terme. (Voir pièce-jointe) Le conseil passe la motion suivante :
PROPOSÉ PAR le conseiller Robert Thibault et APPUYÉ PAR le sous-préfet Brian Comeau d’accepter d’être propriétaire du monument à long terme et qu’il soit placé au Phare du Cap Sainte-Marie, aussitôt qu’il appartienne à la Municipalité.
MOTION ADOPTÉE
6) Rapport des activités du préfet – préfet Ronnie LeBlanc
Le préfet liste les différents évènements auxquels il a assisté depuis la dernière réunion du conseil, incluant :
Le 22 juillet - Réunion téléphonique avec John Ferguson, plusieurs Municipalités et le Département des affaires municipales concernant l’internet dans les régions rurales.
Le 16 août - Le Premier Ministre Justin Trudeau est venu à Bridgetown, Nouvelle-Écosse pour faire des annonces de projets d’infrastructure. La Municipalité du district de Clare a été l’une parmi plusieurs bénéficiaires de financement de projets liés à l’infrastructure des eaux usées.
Le 20 août - La Municipalité a présenté un certificat de reconnaissance au gala pour célébrer le 50e anniversaire du Clare Golf and Country Club.
Le 1er septembre - Réunion du conseil d’administration du CDÉNÉ à Halifax
Le 5 septembre - Dévoilement d’un panneau interprétatif pour la Société acadienne de Clare au Monument de l’Odyssée pour la commémoration de la journée de la Déportation.
Le 7 septembre - Entrevue avec André Magni pour discuter du Réseau des francophones et francophiles d’Amérique.
Le 8 septembre - Réunion à Halifax avec le groupe à John Ferguson et le Département des affaires municipales.
Le 13 septembre - Participation d’une tournée de Tideview Tarrace à Digby. Il y avait aussi une réunion du comité de recrutement des Médecins à Weymouth, une réunion pour le public sera remise dans un an pour aviser les gens c’est quoi les plans.
Le 19 septembre - L’AGA de la Société acadienne de Clare.
7) Présentations officielles des membres du conseil
Le sous-préfet Brian Comeau désire féliciter Monsieur Bernie Boudreau et Madame Ruth Boudreau qui ont célébrés leur 50ème anniversaire de mariage le 13 août 2016.
8) Correspondance
8.1 Lettre de Road Solar Lighting – Gérant Carl Lambert
Le directeur général fait la lecture d’une lettre de Carl Lambert expliquant leur mission et leur projet. (Voir pièce-jointe)
8.2 Lettre de remerciement – Fondation de l’hôpital de Yarmouth
Le directeur général fait la lecture d’une lettre de la fondation de l’hôpital de Yarmouth. (Voir pièce-jointe)
8.3 Lettre de remerciement de Denise Stuart
Le directeur général fait la lecture de la lettre de Denise Stuart. (Voir pièce-jointe)
8.4 Lettre du Maire de la ville d’Oshawa – John Henry
Le directeur général fait la lecture de la lettre du Maire d’Oshawa, Monsieur John Henry. (Voir pièce-jointe)
8.5 Lettre de remerciement de Statistique Canada
Le directeur général fait la lecture de la lettre de Statistique Canada concernant le recensement 2016. (Voir pièce-jointe)
8.6 Lettre de remerciement de Rails to Trails
Le directeur général fait la lecture de la lettre de remerciement de Rails to Trails. (Voir pièce-jointe)
9) Rapport du directeur général – Stéphane Cyr
(Voir pièce jointe)
10) Rapports des Comités
10.1 Rapport des permis de construction :
Le conseiller Danny Hill présente le rapport des permis de construction pour le mois d’août venant du Département de développement communautaire, services des inspections du bâtiment.
Août
Année Permis Valeur de la construction
2015 21 392 000$
2016 22 905 000$
10.2 Comité consultatif en planification : Conseiller Danny Hill
Aucun rapport.
10.3 Comité Aviseur de Police : conseiller Nil Doucet
Le Comité s’est rencontré le 12 septembre 2016. La GRC va aller à l’Université Sainte-Anne pour parler avec les étudiants internationaux qui possèdent des voitures pour expliquer les règlements en Clare.
Une baisse de crimes contre les biens a été notée pour l’année 2016, comparativement à l’année précédente.
Il y aura deux agents de la GRC qui seront au Gran Fondo le dimanche 25 septembre 2016.
10.4 Villa acadienne: sous-préfet Brian Comeau
Aucun rapport.
10.5 Waste Check: conseiller Robert Thibault
Aucun rapport.
11) Nouvelles Affaires
11.1 Motion pour approuver les états financiers 2015-2016
PROPOSÉ PAR le conseiller Russell Comeau et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill que la municipalité approuve les états financiers 2015-2016 tel que présenté au comité de de vérification par Grant Thornton le 19 septembre 2016.
MOTION ADOPTÉE
11.2 Motion pour modifier l’arrêté municipal No. 12 – Un arrêté municipal concernant les chiens
Le directeur général a mentionné que le comité des arrêtés municipaux s’est rencontré à plusieurs reprises pour réviser l’arrêté municipal concernant les chiens. Un amendement a été préparé pour le Conseil pour la première lecture. Le Conseil passe la motion suivante :
PROPOSÉ PAR le sous-préfet Brian Comeau et APPUYÉ PAR le conseiller Russell Comeau que la municipalité fasse la lecture du règlement municipal No. 12 modifications No. 12-01-2016 un règlement respectant les chiens et que le règlement municipal soit lu pour la première fois par son titre seulement.
MOTION ADOPTÉE
11.3 Motion pour modifier l’arrêté municipal No. 9 – Un arrêté municipal concernant le bruit
Semblable à la section 11.2, le directeur général explique que le comité des arrêtés municipaux s’est rencontré à plusieurs reprises pour réviser et préparer un amendement à l’arrêté municipal concernant le bruit. Le Conseil en fait la lecture et passe la motion suivante :
PROPOSÉ PAR le conseiller Russell Comeau et APPUYÉ PAR le conseiller Hector Thibault que la municipalité fasse la lecture du règlement municipal No.9 modification No. 9-01-2016 un règlement respectant le bruit et le règlement municipal soit lu pour la première fois par son titre seulement.
MOTION ADOPTÉE
11.4 Octroi pour les organisations – Légion filiale 52
Étant donné qu’il y a un manque d’information, cette motion a été différée pour une réunion future du Conseil. Ce dernier est pour permettre une évaluation plus profonde de la demande.
11.5 Motion pour accorder plus de flexibilité aux employées concernant leurs pensions
Le directeur général explique que suivant une discussion avec Maritime Wealth et RBC Group Advantage (RBC Banque Royale), chaque groupe suggère que la Municipalité du district de Clare accorde plus de flexibilité à ses employés concernant leurs pensions. Si la Municipalité accepte, les employés auront l’option de soit garder leur statut quo soit adapter la contribution de l’employeur à leurs profils d’investisseurs individuels. Le conseil passe la motion suivante :
PROPOSÉ PAR le conseiller Robert Thibault et APPUYÉ PAR le conseiller Hector Thibault que la municipalité accorde plus de flexibilité à ses employés concernant leurs pensions.
MOTION ADOPTÉE
11.6 Motion pour la contribution au projet du centre culturel
Le directeur général explique qu’il exige une confirmation de la balance budgétaire avant de soumettre une demande d’aide financière à l’Agence de Promotion Économique du Canada Atlantique (A.P.É.C.A.). Par conséquent, une requête a été faite au conseil pour couvrir jusqu’à 50% des dépenses pour le projet (un maximum de 100 000$), tenant compte que les demandes ultérieures de financement seraient soumises à la province de la Nouvelle-Écosse dans le but de réduire la contribution de la Municipalité de Clare. Le conseil passe la motion suivante :
PROPOSÉ PAR le conseiller Hector Thibault et APPUYÉ PAR le conseiller Russell Comeau que la municipalité contribue jusqu’à 50% des coûts pour le projet du centre culturel jusqu’à un maximum de 100 000$.
MOTION ADOPTÉE
11.7 Motion pour accorder un droit de passage
Le directeur général explique que Monsieur Richard Thimot et Madame Francine Thimot demande à la Municipalité de Clare de leur accorder un droit de passage officiel pour accéder à leur lot de terre. Le conseil a accepté cette demande sous la condition que la Municipalité n’était en aucun cas responsable de l’entretien de la route. Le conseil passe la motion suivante :
PROPOSÉ PAR le conseiller Russell Comeau et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill que la municipalité accorde un droit de passage à Monsieur Richard Thimot et Madame Francine Thimot à Third Lake à Meteghan (sous la condition que l’on ne sera pas responsable de l’entretien de notre chemin) pour qu’ils puissent se rendre à leur lot de terre (PID #30081731),
MOTION ADOPTÉE
11.8 Motion pour transférer des fonds au fond de la corporation financière municipale
Originalement, la Municipalité avait l’intention d’emprunter 440 000$ de la Société financière des Municipalités (M.F.C.) pour contribuer au projet de la prolongation des égouts de Meteghan. Étant donné la bonne situation financière de la Municipalité, le directeur général a recommandé de ne pas emprunter de la M.F.C., mais plutôt retirer ces fonds des fonds de réserve. Le conseil passe la motion suivante :
PROPOSÉ PAR le conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR le conseiller Hector Thibault que la municipalité transfère des fonds jusqu’à 440 000$ du fond de réserve capital pour mettre envers le projet d’égouts à Meteghan. Ceci sera la solution au lieu d’emprunter les fonds.
MOTION ADOPTÉE
11.9 Motion pour appointer les vérificateurs pour l’année fiscale 2016-2017
PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR le conseiller Russell Comeau que la municipalité appointe la firme Grant Thornton comme vérificateur pour l’année fiscale 2016-2017.
MOTION ADOPTÉE
11.10 Département d’incendie de Hectanooga
Le directeur général a expliqué qu’il a été contacté par Monsieur Ralph Saulnier du Service des Incendies d’Hectanooga. Le groupe cherche à construire une nouvelle caserne de pompiers. En ce moment, ce projet n’est pas inclus dans le plan d’immobilisations quinquennal de la Municipalité. Bien que des ajouts au plan soient admissibles, le directeur général a mentionné qu’il y a néanmoins un processus qui doit être suivi et que les projets seront considérés par ordre de priorité. Le conseil accepte d’examiner ce projet dans les années à venir et de l’ajouter au plan futur.
11.11 Lettre de support pour le parc Upper Clements
Le conseiller Nil Doucet a demandé au conseil d’écrire une lettre à la Société du parc Upper Clements pour appuyer leur demande de financement pour la 150ème anniversaire du Canada. Le conseil passe la motion suivante :
PROPOSÉ PAR le conseiller Robert Thibault et APPUYÉ PAR le conseiller Russell Comeau que la municipalité rédige une lettre de support pour les projets à Upper Clements Park sous la condition que les détails nous parviennent avant de rédiger la lettre.
MOTION ADOPTÉE
12) Session huis clos
Aucun point.
13) Date et heure de la prochaine réunion régulière du Conseil : le mercredi 26 octobre 2016 à 19h.
14) Ajournement
PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet l’ajournement de la réunion à 20h35.