Municipalité du district de Clare
RÉUNION DU COMITÉ DU CONSEIL
Le mercredi 8 janvier 2020 à 19 h

PRÉSENTS : Conseil : préfet Ronnie LeBlanc, sous-préfet Nil Doucet, conseillers Hector Thibault, Brian Comeau, Yvon LeBlanc et Eric Pothier
Personnel : directeur général Stéphane Cyr, directrice des finances Ginette Cheff, adjointe exécutive Ashley Hanks et agente de communication Amy Paradis
Présentateurs :

ABSENTS : conseillers Danny Hill et Carl Deveau


 1) Appel à l’ordre
Le préfet Ronnie LeBlanc appelle la réunion à l’ordre à 19 h.

2) (a) Adoption de l’ordre du jour
Le préfet Ronnie LeBlanc demande que les points suivants soient ajoutés à l’ordre du jour :

  • 5.3 École secondaire de Clare – Demande de financement
  • 6.4 Chemin Major Point – Arrêté municipal 34
  • 6.5 Lettre d’appui – Piste d’athlétisme, Université Sainte-Anne
  • 8.1 Internet rural
  • 8.2 Négociations contractuelles

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Brian Comeau et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que l’ordre du jour soit approuvé avec les ajouts susmentionnés.
MOTION ADOPTÉE          

(b) Déclaration de conflit d’intérêts
Le préfet Ronnie LeBlanc demande s’il y a déclaration de conflit d’intérêts. Le conseiller Eric Pothier déclare un conflit d’intérêts avec le point 5.3 École secondaire de Clare – Demande de financement.

3) Présentation
Aucune.

4) Rapports des employé(e)s
4.1 Rapport financier – directrice des finances Ginette Cheff
La directrice des finances, Ginette Cheff, présente un aperçu de la position financière de la Municipalité (voir le rapport ci-joint).

5) Affaires découlant des réunions précédentes
5.1 Pierre Boissonnault, École dans l’Anse Resto sur Mer – Raccordement aux égouts
M. Boissonnault demande à la Municipalité de couvrir une partie des coûts liés au raccordement du restaurant au système d’égouts de la Municipalité. Plus précisément, il demande à la Municipalité de rembourser 8 000 $ (c’est-à-dire 50 %) du total de près de 16 000 $ dépensé pour le raccordement. Ce coût n’inclut pas la TVH. Pour justifier sa demande, M. Boissonnault cite les impacts économiques de son restaurant en ce qui a trait à la création d’emplois, aux avantages pour l’industrie touristique et aux recettes fiscales supplémentaires qui seront payées à la Municipalité à cause du nouvel établissement.

Malgré les impacts/avantages, M. Boissonnault a été informé par le personnel de la Municipalité, avant d’entreprendre les travaux en question, que les coûts engagés ne seraient pas admissibles à un soutien financier de la Municipalité et auraient besoin d’être couverts par l’entreprise. À l’heure actuelle, l’arrêté municipal indique que chaque propriété ou propriétaire de propriété est responsable du coût entier du raccordement du bâtiment, à partir de la propriété jusqu’à la rue, la route ou la voie. Dans ce cas particulier, M. Boissonnault a aussi été informé qu’il serait responsable du coût associé au rallongement de la conduite d’égout du chemin jusqu’au point de raccordement désigné au système d’égouts de la Municipalité.

Bien que le conseil soit reconnaissant des efforts de M. Boissonnault de contribuer au bien-être économique de la communauté, le conseil n’est pas prêt à faire une exception à l’arrêté municipal ni à fournir du financement rétroactif pour une activité de construction d’une entreprise du secteur privé qui avait déjà était jugée inadmissible au financement municipal. Cela étant dit, le conseil décide de refuser respectueusement la demande de M. Boissonnault. Le DG enverra une lettre à M. Boissonnault pour l’informer de la décision du conseil.

5.2 Conseil Sigogne – Demande de financement
Tel que demandé par le conseil à sa réunion du 18 décembre, le DG a parlé avec des représentants du Conseil Sigogne pour obtenir des renseignements par rapport aux membres, aux finances et aux efforts de collecte de fonds du groupe.

Pour ce qui est de la demande de financement, le conseil aimerait reporter le financement municipal au prochain exercice financier pour pouvoir explorer des possibilités de financement de sources provinciales et/ou fédérales, en vue de compléter la totalité du projet qui est évalué à 50 000 $. Le financement municipal accordé cet exercice serait probablement traité comme du financement ponctuel par les autres niveaux de gouvernement et ne permettrait pas d’obtenir d’autres fonds durant l’exercice financier 2020-2021, ce qui résulterait très probablement dans une autre demande de financement au conseil.

Le DG va parler avec le groupe pour offrir de l’aide du personnel pour coordonner les diverses demandes de financement, conformément aux critères et à la date limite fixés pour le projet, afin de faire avancer ce projet le plus rapidement et le plus efficacement possible.

5.3 École secondaire de Clare – Demande de financement
Le 20 février 2019, le conseil a accordé une subvention à l’École secondaire de Clare (ESDC) au montant de 1 500 $ pour l’aider à acheter un système d'entraînement de badminton (BK Knight Trainer Pro) de 6 000 $. Le montant restant du financement de 4 500 $ a été financé par le CSAP, l’Université Sainte-Anne et le Conseil de santé de Clare. La Municipalité et l’Université auront accès à l’équipement.

Le système d’entraînement en question a été commandé en mars 2019. Malheureusement, la commande a été mise en attente et le système a seulement été livré en décembre 2019. De plus, le prix de l’équipement était d’à peu près 2 000 $ de plus que prévu.

Dans le cadre du programme d’Octroi aux organisations, les fonds doivent être dépensés pendant l’exercice financier au cours duquel ils sont approuvés. Avec le retard dans la livraison de l’équipement, les fonds n’ont pas été dépensés en 2019-2020 comme prévu et sont donc retournés dans les réserves municipales. Puisque ces circonstances n’ont été nullement causées par le promoteur, le DG recommande au conseil d’honorer son engagement précédent et de réviser sa motion antérieure pour permettre une augmentation de sa contribution financière qui tient compte de l’augmentation du coût du système. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Brian Comeau et APPUYÉ PAR conseiller Hector Thibault que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accorder une subvention de 25 % du prix d’achat d’un système d'entraînement de badminton (BK Knight Trainer Pro) pour un montant maximum de 1 750 $ à l’École secondaire de Clare.
MOTION ADOPTÉE

6) Nouvelles affaires
6.1 Services d’audit externe – Demande de propositions
Une demande de propositions pour des services d’audit externe pour les cinq prochains exercices financiers a été émise le 6 décembre 2019 et a clôturé le 3 janvier 2020. Grant Thornton LLP est le seul cabinet qui a soumis une proposition. Grant Thornton est actuellement l’auditeur de la Municipalité. Le DG et le personnel sont très contents de la qualité des services reçus à ce jour. Le montant de la soumission pour les cinq prochaines années reflète bien ce que Municipalité paie présentement, et le DG est de l’avis qu’il constitue un bon rapport qualité-prix. Par conséquent, le DG et le personnel recommandent au conseil d’accepter la soumission de Grant Thornton LLP. Le conseil est d’accord et fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Hector Thibault et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accepter la soumission de Grant Thornton LLP en réponse à la demande de propositions Services d’audit externe aux montants suivants pour les cinq prochains exercices financiers :

  • 25 000 $ plus TVH pour l’exercice financier 2019-2020;
  • 25 500 $ plus TVH pour l’exercice financier 2020-2021;
  • 25 500 $ plus TVH pour l’exercice financier 2021-2022;
  • 26 000 $ plus TVH pour l’exercice financier 2022-2023;
  • 26 000 $ plus TVH pour l’exercice financier 2023-2024.

MOTION ADOPTÉE

6.2 Système de traitement des eaux usées à Meteghan – Évaluation de la capacité
Une évaluation de la capacité du système de traitement des eaux usées était incluse dans le budget 2018-2019 en raison des pressions prévues sur le système découlant de la construction du nouveau foyer de soins spéciaux pour remplacer la Villa Acadienne. Cette évaluation n’a jamais été faite. Depuis ce temps, la Municipalité a été contactée par des ingénieurs de la province par rapport à la capacité du système en raison de la construction de la nouvelle école élémentaire d’ici 2021. Le personnel des travaux publics de la Municipalité n’est pas capable de répondre aux questions ou de déterminer correctement si l’usine de Meteghan pourrait supporter la demande supplémentaire créée par cette nouvelle infrastructure sans une évaluation approfondie.

Dans un effort pour être proactif, le personnel a contacté EXP pour des renseignements sur le coût d’une telle étude et le temps nécessaire pour la compléter. EXP a été choisie compte tenu de son travail récent pour la Municipalité et de sa familiarité avec les systèmes municipaux. Elle a répondu avec un devis de 9 850 $ plus TVH. Il s’agit d’un travail de facilitation que le DG et le personnel jugent être d’un bon rapport qualité-prix. Le conseil fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Brian Comeau et APPUYÉ PAR conseiller Eric Pothier que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’accepter la proposition soumise par EXP pour l’évaluation de la capacité des systèmes de traitement des eaux usées à Meteghan et à l’Anse-des-Belliveau au montant de 9 850 $ plus TVH.
MOTION ADOPTÉE

6.3 Nommer un chemin à Saint-Joseph – chemin du Lac Patrice
Les résidents du lac Patrice demandent de nommer leur chemin privé comme suit :

En français : chemin du Lac Patrice
En anglais : Patrice Lake Road

Cette demande est conforme à la politique municipale pour nommer les chemins privés, car le nom choisi est bilingue et il a été approuvé par au moins 66,6 % des propriétaires avec un terrain adjacent au chemin en question. Dans ce cas, trois des quatre propriétaires touchés (75 %) ont appuyé le changement de nom proposé. Le quatrième propriétaire n’a pas répondu à la lettre envoyée par la Municipalité. Le conseil fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc et APPUYÉ PAR conseiller Hector Thibault que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande de nommer le chemin partagé par les propriétés NIP (numéro d’identification de propriété) 30201131, 30013874, 30014567, 30014575 et 30013866 comme suit :
En français : chemin du Lac Patrice
En anglais : Patrice Lake Road
MOTION ADOPTÉE

6.4 Chemin Major Point – Arrêté municipal 34
Le DG a reçu un courriel de M. Peter Evans au nom des résidents du chemin de la Pointe à Major qui exprime leur intérêt d’aller de l’avant avec une demande en vertu de l’arrêté municipal 34, l’arrêté concernant l’entretien des chemins privés. Avant de commencer le processus, M. Evans cherche une confirmation du conseil qu’il est d’accord avec cette démarche. Selon l’arrêté municipal, les résidents sont responsables de préparer et de soumettre la demande. Par conséquent, cela ne coûtera rien à la Municipalité; celle-ci n’aura qu’un rôle administratif à jouer. La demande aura quand même besoin d’être approuvée par le conseil. Si la demande est approuvée, chaque partie pourra mettre fin à l’accord en donnant à l’autre partie un préavis de trois mois. Le DG recommande que le conseil approuve cette demande en principe. Le conseil accepte à l’unanimité. Une motion officielle sera faite après que le personnel et le conseil auront examiné la proposition finale.

6.5 Lettre d’appui – Piste d’athlétisme, Université Sainte-Anne
L’Université Sainte-Anne est en discussion avec les gouvernements fédéral et provincial par rapport à une piste d’athlétisme proposée à son campus à la Pointe-de-l’Église. Dans le cadre du processus, l’Université demande une lettre d’appui de la Municipalité.

Le conseil avait discuté de ce projet en 2018-2019. Pendant cette discussion, le conseil avait appuyé le projet à l’unanimité. À ce moment-là, une contribution de 25 000 $ par an pour les quatre prochaines années avait provisoirement été mise dans le budget en prévision d’une demande de financement municipal. Néanmoins, la portée du projet a changé et le budget du projet n’a pas encore été finalisé. Bien qu’une demande de financement municipal soit probable, l’Université ne fait que demander, pour l’instant, une lettre exprimant l’appui de principe de la Municipalité pour ce projet. Lorsque le budget du projet aura été finalisé et que les contributions potentielles des gouvernements fédéral et provincial seront connues, une demande de financement officielle sera faite (au besoin) à la Municipalité. Le conseil fait la motion suivante pour la recommandation :

Il est PROPOSÉ PAR sous-préfet Nil Doucet et APPUYÉ PAR conseiller Hector Thibault que le conseil de la Municipalité du district de Clare recommande d’écrire une lettre d’appui en faveur de la piste d’athlétisme proposée à l’Université Sainte-Anne.
MOTION ADOPTÉE

7) Questions et commentaires du public
Aucun.

8) Session à huis clos

Il est PROPOSÉ PAR sous-préfet Nil Doucet et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil procède à la session à huis clos.
MOTION ADOPTÉE

Sujets discutés :
8.1 Internet rural
8.2 Négociations contractuelles

Il est PROPOSÉ PAR sous-préfet Nil Doucet et APPUYÉ PAR conseiller Yvon LeBlanc que le conseil procède à la réunion régulière du conseil.
MOTION ADOPTÉE

9) Date et heure de la prochaine réunion du comité du conseil
La prochaine réunion du comité du conseil aura lieu le 5 février 2020 à 19 h.

10) Ajournement
Il est PROPOSÉ PAR sous-préfet Nil Doucet d’ajourner la réunion à 20 h 40.

Soumis par :
Ashley Hanks,
adjointe exécutive