Réunion régulière du conseil

Municipalité du district de Clare

RÉUNION RÉGULIÈRE DU CONSEIL

Le mercredi 16 mars 2016 à 19h

PRÉSENT : Conseil : préfet Ronnie LeBlanc, sous-préfet Brian Comeau; Conseillers, Lester Doucet, Danny Hill, Nil Doucet, Hector Thibault, Russell Comeau et Robert Thibault.
Personnel : Directeur général Stéphane Cyr et Adjoint administratif du directeur général, Alain Poirier
Public : Nicole Pothier
ABSENT : Aucun

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1) Appel à l'ordre

Le préfet Ronnie LeBlanc appelle la réunion à l’ordre à 19h00.

 

2) (a) Adoption de l'ordre du jour.

Le directeur général demande que les points suivants soit ajoutés à la section « Huis clos »

12.2 Département d’incendie à Saint-Bernard
12.3 Ecoparc

 

PROPOSÉ PAR le conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR le conseiller Lester Doucet que l’ordre du jour soit adopté avec les ajouts mentionnés ci-haut.
MOTION ADOPTÉE

 

(b) Déclaration de conflit d'intérêt.
Le préfet Ronnie LeBlanc demande s'il y a quelconques conflits d'intérêts.
AUCUN CONFLIT.

 

3) Présentations

3.1 Révision de l’audience du ''NSUARB'' - Nicole Pothier
En raison qu’il n’est pas possible d’enregistrer la réunion ce soir, la présentation à Nicole Pothier est repoussée à la prochaine réunion télévisée.

 

4) Adoption des procès-verbaux.

4.1 Le 17 février 2016 : réunion régulière du conseil

PROPOSÉ PAR le conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR le conseiller Nil Doucet d’adopter la lecture du procès-verbal du 17 février 2016 tel que préparée.
MOTION ADOPTÉE

4.2 Le 2 mars 2016 : Réunion du comité du conseil

PROPOSÉ PAR le conseiller Lester Doucet et APPUYÉ PAR le conseiller Hector Thibault d’adopter la lecture du procès-verbal du 3 mars 2016 tel que préparée.
MOTION ADOPTÉE

 

5) Affaires découlantes des réunions précédentes

5.1 Comité aviseur de la surveillance de la qualité de l’eau de la région du bassin versant de la Rivière Carleton.
En tant que suivie de la lettre du comité de Carleton River Watershed Area Water Quality datée le 15 janvier, le directeur général a parlé avec le président du comité, Brad Fulton et M. Fulton a précisé que l’intention est d’avoir un membre du conseil sur leur comité.
Le conseiller Danny Hill fait part de son désir d’être sur le comité. Le conseil passe la motion suivante :
PROPOSÉ PAR le conseiller Hector Doucet et APPUYÉ PAR le conseiller Russell Comeau que le conseil de la Municipalité de Clare appointe le conseiller Danny Hill sur le Comité aviseur de la surveillance de la qualité de l’eau de la région du bassin versant de la Rivière Carleton.
MOTION ADOPTÉE

 

5.2 Enseigne routière sur le chemin Norwood / Hectanooga
En réponse aux correspondances des résidents affirmant un manque de signalisation correct sur le chemin Norwood et à Hectanooga, le directeur général informe le conseil que l’inspecteur de bâtiment, Arnold Comeau et l’assistant inspecteur, Gary Sullivan se sont rendus sur place afin d’évaluer la situation. Messieurs Comeau et Sullivan ont rapporté que sur le chemin Norwood, l’affichage était adéquat et visible. Par contre, ils n’ont pas réussi à trouver l’enseigne pour le village à Hectanooga. Messieurs Comeau et Sullivan vont quand même faire une deuxième tournée plus approfondie et si c’est les mêmes résultats, le dossier sera transféré au département des transports et infrastructure.

 

6) Rapport des activités du préfet – préfet Ronnie LeBlanc

Le préfet liste les différents évènements auxquels il a assisté depuis la dernière réunion du conseil, incluant :

 

Le 23 février – réunion du bureau de direction de la Villa acadienne

 

Le 29 février – réunion du bureau de direction de Meadows et Harbourside Lodge à Yarmouth

 

Le 1 mars – L’audience public de la NSUARB sur la révision des frontières électorale au Centre des anciens combattants de Clare à Saulnierville.

 

Le 10 mars – Réunion du comité Hwy 101 à Digby. Ils pensent avoir la terre nécessaire par décembre alors la construction commencerait au printemps et sera ouvert en 2018.

 

Le 16 mars – une réunion spéciale du conseil des Gouverneurs de l’Université Sainte-Anne.

 

7) Présentations officielles des membres du conseil

Le conseiller Hector Thibault mentionne qu’il aimerait féliciter Trysten Deveau qui a récemment remporter la médaille d’or et la médaille de bronze, ainsi que le prix “Sportsmanship Senior” au championnat canadien national en karaté à Richmond, Colombie-Britannique. Plus tard cette année, elle représentera également le Canada au championnat panaméricain à Équateur.
Le conseil enverra une lettre de félicitations.

 

8) Correspondance

8.1 Demande de dons – Association des services d’incendies de la Nouvelle-Écosse
Le directeur général fait la lecture d’une lettre reçue de l’association des services d’incendies de la Nouvelle-Écosse. (voir pièce-jointe).
Le conseil passe la motion suivante.

 

PROPOSÉ PAR le conseiller Robert Thibault et APPUYÉ PAR le conseiller Lester Doucet que le conseil de la Municipalité de Clare accorde un don de 100$ à l’association des services d’incendies de la Nouvelle-Écosse.
MOTION ADOPTÉE

 

8.2 Lettre d’invitation de la société acadienne de Clare
Le directeur général fait la lecture d’une lettre reçue de la Société acadienne de Clare invitant les membres du conseil à leur 12ième souper annuel.
(voir pièce-jointe)

 

8.3 Lettre de la société des animaux de la Baie Sainte-Marie
Le directeur général résume la demande de financement (4 000$) de la Société des animaux de la Baie Sainte-Marie. (voir pièce-jointe)
Cette demande ne s’applique pas pour les octrois pour les organisations parce que ce sont des fonds d’opérations. Ceci dit, le conseil propose que le personnel aie une discussion avec la société des animaux de la Baie Sainte-Marie par rapport à une possibilité d’entente de service.

 

8.4 Invitation du Transport de Clare
Le directeur général fait la lecture d’une lettre reçue par le Transport de Clare qui invite le conseil au 20ième anniversaire, le 14 mai au Centre des anciens combattants de Clare, à Saulnierville (voir pièce-jointe). Le conseil suggère qu’un certificat soit préparé pour le Transport de Clare en reconnaissance de cet évènement.

 

8.5 Lettre des Jeux de l’Acadie
Le directeur générale fait la lecture d’une lettre de la Société des jeux de l’Acadie, qui invite les communautés intéressées à organiser le 40ième Jeux Final à une réunion le 3 avril à Petit Rocher, NB (voir pièce-jointe). Le Conseil est d’accord que la Municipalité n’est pas actuellement dans une position d’organiser la finale à cause d’un manque d’infrastructure. Il choisit alors de ne pas mettre une offre à ce moment.

 

9) Rapport du directeur général – Stéphane Cyr

(Voir pièce jointe)

 

10) Rapports des Comités

10.1 Rapport des permis de construction – conseiller Danny Hill
Le conseiller Danny Hill présente le rapport des permis de construction pour le mois de février venant du département des inspections du bâtiment.

 

février
Année                           Permis                    Valeur de la construction
2015                                2                                   152 000$
2016                                5                                   422 560$

 

10.2 Comité consultatif en planification : conseiller Danny Hill
Le sous-préfet résume les sujets de la réunion du 8 mars, dont notamment la protection des bassins versants. Cette réunion s’est concentrée sur les efforts de protéger le bassin versant Belliveau et les résultats des rencontres avec les entreprises et les parties prenantes. Ainsi que fixé une réunion publique pour le 13 avril afin d’informer la population.

 

10.3 Comité Aviseur de Police – conseiller Nil Doucet
Aucun rapport

 

10.4 Villa acadienne: sous-préfet Brian Comeau
Aucun rapport

 

10.5 Waste Check: conseiller Robert Thibault
Le conseiller Robert Thibault indique qu’ils ont eu une réunion pour réviser les états financiers. Ceux-ci sont dans une bonne posture, mais le problème est plutôt par rapport au système informatique qui a été changé et qui donne des problèmes aux vérificateurs pour terminer les états financiers. Celui-ci ajoute que les administrateurs des municipalités ont été demandés de se rencontrer afin de terminer ces rapports. Le comité a recommandé aux municipalités le budget pour l’année prochaine qui sera la même contribution que cette année, et le comité a terminé son exercice financier avec un surplus.

 

11) Nouvelles Affaires

11.1 Motion pour adopter la « politique d’achats »

Le directeur général explique que cette politique est la même qui a été présentée au conseil lors de la réunion du comité du conseil, hormis qu’un changement a été fait concernant la préférence locale et la considération de la durabilité.
Le conseil passe la motion suivante:

 

PROPOSÉ PAR le conseiller Russell Comeau et APPUYÉ PAR le conseiller Danny Hill que le conseil de la Municipalité du District de Clare adopte la ‘Politique sur les achats’ pour la Municipalité de Clare et qu’elle soit ajoutée au guide des politiques municipales.
MOTION ADOPTÉE

 

11.2 Motion pour adopter la « politique de présentations au conseil »

Le directeur général explique que cette politique est la même qui a été présentée au conseil lors de la réunion du comité du conseil. L’intention de cette politique est pour formaliser le processus de présentation au conseil.
Le conseil passe la motion suivante.

 

PROPOSÉ PAR le conseiller Hector Thibault et APPUYÉ PAR le conseiller Russell Comeau que le conseil de la Municipalité du District de Clare adopte la ‘Politique sur les présentations au conseil’ pour la Municipalité de Clare et qu’elle soit ajoutée au guide des politiques municipales.
MOTION ADOPTÉE

 

11.3 Motion pour adopter la « politique d’administration des salaires »

Le directeur général explique que cette politique est la même qui a été présentée au conseil lors de la réunion du comité du conseil. L’intention de cette politique est d’assurer que la Municipalité maintienne des niveaux de compensations qui sont à la fois, équitables, extérieurement compétitifs, et financièrement réalisables.
Le conseil passe la motion suivante.

 

PROPOSÉ PAR le conseiller Lester Doucet et APPUYÉ PAR le conseiller Nil Doucet que le conseil de la Municipalité du District de Clare adopte la ‘politique d’administration des salaires’ pour les employés municipaux effectif le 1er avril 2016 et qu’elle soit ajoutée au manuel de politique des ressources humaines de la Municipalité de Clare.
MOTION ADOPTÉE

 

11.4 Motion pour augmenter les frais d’éliminations municipales

Le directeur général fournit les états un sommaire des revenus et des coûts d’opérations de la station de transfert. En termes de performance financière, la station de transfert montre une perte chaque année qui peut être diminué légèrement en augmentant les frais d’éliminations. Par conséquent, une hausse modeste des prix est recommandée aux déchets non-recyclables commerciaux et industriels, et aux débris de construction – démolition non triés. Les nouveaux taux restent semblables aux taux des autres municipalités.

 

PROPOSÉ PAR le conseiller Robert Thibault et APPUYÉ PAR le conseiller Hector Thibault que les frais d’éliminations municipales à la station de transfert de Clare soient augmentés à partir du 1er avril 2016, de la façon suivante;

Description Cost Increase
Déchets non-recyclables commerciaux et industriels. De 130.00$ par tonne métrique à 135.00$ par tonne métrique.
Débris de construction et de démolition triés (asphalte, béton, placoplâtre, bardeaux et bois). De 50.00$ par tonne métrique à 55.00$ par tonne métrique.
Débris de construction – démolition non triés. De130.00$ par tonne métrique à 135.00$ par tonne métrique.


MOTION ADOPTÉE

11.5 Motion – WREN, contribution municipale 2016/2017

Le préfet mentionne que ce point est apporté dans le cadre de l’exercice de planification budgétaire de la Municipalité. La contribution de la Municipalité au budget opérationnel du WREN est identique à celle allouée en 2015-2016, soit 52 753$. En allant de l’avant, cette année, cette demande de financement annuelle sera apportée au conseil pour approbation pas plus tard que le 31 janvier, tel qu’il est indiqué dans l’entente inter municipale concernant le WREN.
Le conseil passe la motion suivante :

 

PROPOSÉ PAR le conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR le sous-préfet Brian Comeau que le conseil de la Municipalité de Clare approuve le montant de 52 735$ en tant que contribution financière 2016-2017 envers les opérations du WREN.
MOTION ADOPTÉE

 

11.6 Motion – Réallocation des fonds du budget

Le directeur général explique que cette motion est proposée pour des fins de contrôle interne seulement, en réponse pour réallouer des fonds qui avaient été alloué sur un projet, mais celui-ci n’a pas eu lieu. En passant cette motion, le conseil établit une piste de vérification appropriée. Le conseil passe la motion suivante :

 

PROPOSÉ PAR le conseiller Danny Hill et APPUYÉ PAR le conseiller Lester Doucet que le conseil de la Municipalité de Clare réaffecte le montant suivant dans le budget de tourisme régional ; En GL #26981 (Budget de tourisme régional) éliminer 5 000$. Du 1-8-3 Projet Loop marketing et réaffecte le GL #26981 (Budget de tourisme régional) pour la création et l’imprimage de la carte – dépliant de cyclisme Clare/Gran Fondo Baie Sainte-Marie pour un total de 3 750$ plus HST payable et pour la conférence de Travel Media Association of Canada au mois de juin au Cap Breton pour un montant de 1 100$ plus taxe payable.
MOTION ADOPTÉE

 

11.7 Programme d’amélioration des infrastructures communautaires

Le directeur général informe le conseil qu’un nouveau programme – Le programme d’amélioration des infrastructures communautaires a été dévoilé par le département de Communautés, cultures et patrimoine de la Nouvelle-Écosse. L’objectif de ce programme est d’améliorer les infrastructures communautaires existantes. Les contributions sont non remboursables jusqu’à un maximum de 50 000$ ou 75% des coûts du projet. À la lumière de ce nouveau programme, la directrice du développement communautaire et l’inspecteur des bâtiments travaillent présentement à l’ébauche d’une proposition, les détails de celle-ci seront discutés plus tard en session huis clos.

 

11.8 Dangereux et inesthétiques

Le directeur général informe le conseil que le bureau municipal a reçu 3 plaintes concernant des terrains, jugés dangereux ou inesthétiques. La première est une maison abandonnée à l’adresse 104 C. Boudreau Road. Cette propriété a tout récemment été achetée. Dans un effort d’adresser cette plainte, le directeur demandera à l’inspecteur des bâtiments de visiter le site et de contacter le nouveau propriétaire par rapport à ses plans pour la propriété.
La seconde propriété en question est le vieux garage Irving à Meteghan. Cette plainte particulière statue que la propriété a été abandonnée par son propriétaire actuel et qu’elle est à la fois dangereuse et inesthétique. La personne à l’origine de la plainte continue en disant qu’avoir un tel bâtiment dans une région très visible à Meteghan va à l’encontre des efforts d’attirer de nouveaux résidents et/ou professionnels dans cette région et est simplement inacceptable. Le conseil demande que le directeur général demande aux employés d’écrire une lettre à Irving en leur demandant quels sont leurs plans pour la bâtisse, et leur demander d’envoyer un ingénieur sur place afin d’évaluer l’intégrité structurelle du bâtiment.
La troisième plainte a été reçue par Richie Nickerson de Waste Check et plus tard a communiqué par le bureau du directeur général. C’est concernant un site de déchets illégal sur le chemin Isadore Thibault à Grosses Coques. La propriétaire (une dame âgée) n’était pas au courant du problème. Ceci est la deuxième incartade sur sa propriété. Compte tenu des circonstances impliquées, le conseil est prêt à assumer les coûts pour retirer les déchets et va continuer de discuter des possibilités de mesures préventives avec Waste Check et la propriétaire du terrain affecté afin de décourager toute activité illégale de ce genre dans le futur.

 

12) Session huis clos

PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR le conseiller Lester Doucet que la session passe à huis clos.
MOTION ADOPTÉE

 

Sujet discuté :

12.1 Programme d’amélioration des infrastructures communautaires – proposition de projet
12.2 Département d’incendie à Saint-Bernard

 

PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet et APPUYÉ PAR le conseiller Lester Doucet de procéder à la réunion régulière.
MOTION ADOPTÉE

 

13) Date et heure de la prochaine réunion régulière du Conseil :

Le mercredi 20 avril 2016 à 19h00.

 

14) Ajournement

PROPOSÉ PAR le conseiller Nil Doucet l’ajournement de la réunion à 20h45.

 

 

 

Soumis par
Alain Poirier,

 

Adjoint administrative du directeur général

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